מזכיר/ה לאגף הרישוי והתכנון (בתוך חטיבת ייזום ופיתוח) בקיסריה! 487175

12 שנות לימוד - חובה
תואר אקדמי (ראשון ו/או הנדסאי) ממוסד השכלה גבוה מוכר – יתרון משמעותי.
ותק וניסיון קודם:
ניסיון מקצועי קודם בתחום האדמיניסטרטיבי ו/או ניהול משרד – חובה
עבודה בחברות יזמיות ו/או רשויות בתחום התכנון ו/או הבנייה– יהווה יתרון משמעותי.
ניסיון בניהול התקשרויות מול ספקים וממשקים חיצוניים ופנימיים.
יכולת עבודה מוכחת בסביבה מרובת משימות.
עברית ברמת שפת אם – חובה. אנגלית ברמה טובה.
ידע בתוכנות:
שליטה מלאה בתוכנות office כולל ניסיון בהכנת מצגות, דו"חות וניהול יומן- חובה
היכרות עם מערכות חשבונאיות – יתרון משמעותי
היכרות עם תוכנת Canva – יתרון.
שליטה בתכנת Monday – יתרון.
היכרות עם כלי בינה מלאכותית לייעול אדמיני והוצאת מידע – יתרון.
היכרות עם עולם הבניה, הרישוי ו/או התכנון – יתרון.
תכונות אישיות נדרשות: יושרה ואמינות, מערכתיות, חריצות, מוטיבציה יוזמה ויצירתיות.
תודעת שירות ותקשורת בין אישית מפותחת, סדר וארגון תוך ירידה לפרטים, יכולת הוצאה לפועל, כושר ביטוי בע"פ ובכתב, פוקוס ואבחנה בין עיר לתפל.
מאפייני התפקיד ותכולתו:
ניהול אדמיניסטרטיבי מלא של אגף הרישוי והתכנון הכולל:
תיאום פגישות וישיבות, ניהול יומן מנהלי האגף.
סיוע, עזרה וגיבוי בתחום האדמיניסטרטיבי, כעוזר/ת אישי/ת למנהלי האגף.
תמיכה במנהלי הרישוי במעטפת אדמינית נדרשת.
הזנת משימות במערכות לניהול פרויקטים, כגון "רמדור" ו-Monday
סנכרון, שת"פ ועבודה עם העוזרת האישית של סמנכ"ל החטיבה.
רכש, התקשרויות ותכניות עבודה:
טיפול בפתיחת ספקים והזמנות לספקים במערכות המידע של החברה.
מעקב אחר הזמנות רכש – מרגע קבלת בקשה ועד המצאת הזמנת רכש מאושרת.
טיפול מלא בהסכמים, כולל איסוף מסמכים, בדיקת תקינות, וידוא כלל התנאים לחתימת הסכם, מעקב אחר סבב חותמים ועדכון נותני השירותים.
מעקב ובקרה אחר תשלומים.
עבודה צמודה מול PMO בנושא בקרה תקציבית חטיבתית ואגפית.
הזנת כרטיסיות תקציב על פי תכנית העבודה

בואו להיות חלק מהמשפחה שלנו!
* משרה מס׳ #487175 מיועדת לגברים ונשים כאחד