מזכירה בכירה

צוות גיוס משאבים וקשרי קהילה דרושה מזכירה בכירה במשרה מלאה.
מזכירת הצוות הינה גורם משמעותי ומרכזי בתיאום פעילויות וניהול שיגרת הצוות.
התפקיד דורש מתן מענה אדמיניסטרטיבי למספר אנשי צוות לרבות הפקת דו"חות, תיאום ישיבות, הכנת מצגות, הכנת חומרים לפגישות, קבלת שיחות והודעות וכיוצ"ב.
תיאור המשרה:
• שירותי מזכירות נדרשים לצוות - ניהול יומן, מענה לטלפונים, קביעה ותיאום מועדי ישיבות ופגישות
• תרגום מסמכים מאנגלית לעברית ומעברית לאנגלית כנדרש.
• עדכון מאגר תורמים ורשימות תפוצה- קיום תקשורת שוטפת עם גורמים בארץ ובחו"ל
• אחריות על תיעוד הפעילויות הכפריות במערכות הרלוונטיות - קטלוג חומר פרסומי במאגרי המידע,
• הכנת חומרים כגון מצגות וחומר פרסומי
• תיעוד מידע על פעילויות , תמונות וסרטונים
• ליווי, תמיכה ומעקב אחר פרויקטים שונים מהארץ ומחו"ל
• ארגון ותיאום טיסות לחו"ל ומחו"ל של צוות, חניכים ובוגרים:
o אפליקציות לוויזה אמריקאית
o תיאום ראיון בשגרירות
o כרטיסי טיסה וביטוחים לחו"ל ומחו"ל
• אחריות על תיעוד תרומות :
o עדכון שוטף במערכות ומעקב אחר מכתבי תודה
o גביית הוראות קבע
o אחריות על שילוט והוקרה-עריכה, עיצוב, הגהה , מיקום ועדכון
• עבודה מול הנה"ח :
o כתיבת דו"חות נסיעה
o דרישות תשלום לארוחות לקבוצות מתארחות
o מעקב תקופתי על תשלומים והחזרי הוצאות.